Este artigo tem como objetivo esclarecer as funcionalidades do modulo de troca para o cliente IDEATEK.

 

Para acessar o modulo basta abrir o sistema SysFAT e ir no menu superior, opção Troca (Ticket). Dentro dele há 4 opções de operações, “Importação de Arquivos XML (Entrada – Cliente)”, “Consulta/Emissão de Notas Fiscais (Entrada – Cliente)”, “Controle de Troca” e “Invoice”, conforme imagem abaixo:

 

Importação de Arquivos XML (Entrada – Cliente)

 

A tela de importação tem como objetivo agilizar a inserção de dados das notas fiscais dos clientes de vocês dentro do SysFAT, para isso é necessário o xml das notas. Vejam abaixo o processo de importação:

 

Clique em “...”, selecione o repositório onde o xml está salvo, clique no xml desejado e clique em abrir na tela do explorador de arquivos. A linha que antes estava em branco, devera ser preenchida com o caminho do xml conforme abaixo.

 

 

Após isso clique em “Retorna Conteúdo” na parte direita inferior da tela.

 

Irá ser apresentada uma mensagem informando que a importação está concluída, clique em OK. A nota deve ser apresentada da seguinte forma:

 

Note que a linha do produto está em vermelho. A linha fica em vermelho pois o produto não tem associação ao produto interno e esta sem associação ao ticket, para associar clique na linha do produto, assim os botões de associação serão habilitados.

 

 

No processo do sistema é necessário associar o produto, assim vocês terão um melhor controle do estoque das peças novas que saem nas operações de troca, para isso clique em “Ass. Produto”.  A tela de busca de produtos será aberta para você escolher o produto que será associado ao produto da nota fiscal.

 

Clique em um produto e clique em “Confirmar Associação”.

A tela de confirmação de associação do item irá aparecer, basta clicar em “Sim”.

A linha do produto agora é apresentada na cor azul, clique no produto novamente para associar o ticket. Para isso após clicar no produto clique em “Preencher Ticket”.

Basta informar o numero do ticket e clicar em “Confirmar”. O limite de caracteres para o campo do ticket está como total de 15 caracteres numéricos.

Após associar o produto e o ticket basta clicar em “Confirmar Entrada”, assim o produto da nota do cliente será amarrado ao ticket e ao cadastro do produto interno correspondente, alimentando a entrada no estoque do mesmo.

Botão Associar Nota Fiscal (Ass. NF): Este botão foi criado para caso vocês façam operação de vendas dos produtos (Ex.: Você fez a venda do produto que o cliente que a troca), bastaria clicar neste botão e associar em que nota fiscal foi efetuada a venda do produto que o cliente solicitou a troca. O Sistema valida pelo produto interno no cadastro, assim consegue ver as vendas (NFs) que foram feitas com esse produto, bastaria seleciona-lo na lista para associar.

 

Após confirmar a entrada da nota, irá aparecer uma mensagem de importado com sucesso, basta clicar em OK, este processo de importação é finalizado aqui, assim temos a entrada da solicitação e amarração com o produto interno e o ticket de atendimento e troca.

 

 

 

 

 

Consulta/Emissão de Notas Fiscais (Entrada – Cliente)

 

A tela de Consulta e Emissão de NF funciona para visualização das notas que foram importadas e também para lançamento de notas em que o cliente não envia o XML, assim forçando o processo manual de inserção de nota.

 

 

Para visualizar a nota já emitida ou importada basta dar dois cliques com o botão esquerdo do mouse ou clicar em “Consultar” para que a nota abra na tela.

 

 

 

 

Quando você entra na tela de consulta temos alguns processos que podem ser realizados, podemos excluir o registro da nota fiscal clicando em “Excluir Reg. NF”, se a nota fiscal foi inserida manualmente (sem passar por importação de xml), você vai poder clicar na linha do produto, assim o botão de “Alterar” será habilitado, possibilitando alterações no registro da nota como: Tributos, quantidade, ticket valor entre outros dados. Após quaisquer alterações, basta clicar em Gravar (Que será habilitado mediante a alterações na nota ou primeira gravação de inserção de nota).

 

Para inserir o registro manual da nota fiscal, basta clicar em “Nova Nota” (Obs.: Opção em desenvolvimento), a tela de emissão de nota fiscal será aberta possibilitando escolher o cliente, produto de troca, ticket, valor assim como todos os dados sobre a nota fiscal do cliente.

 

Como a nota vai ser preenchida de acordo com os dados já cadastrados dentro do sistema (Cliente, produto), não é necessário efetuar as associações, na linha do produto haverá um campo para preenchimento do ticket.

 

  

Controle de Troca (Ticket)

Nesta tela visualizamos os tickets associados às notas de entrada dos clientes:

Podemos clicar em um ticket já associado a uma nota de entrada ou abrir um ticket avulso, para visualizar um ticket já associado basta clicar no ticket desejado e clicar em “Consultar” ou dar dois cliques no ticket.

 

Dentro da tela (Consultando um Ticket já associado) temos todos os controles de operação de ticket, vamos dividir essa tela em 4 para explicação.

 

1. Dados do ticket:  É onde podemos encontrar o Nº do Ticket, Data de abertura, Data de Encerramento, o tipo de troca (Se é Direta ou Pendente) botão Gerar Ordem Serviço e a Confirmação de troca.

  • Tipo de troca: Aqui, definimos se a troca é uma pré-aprovação (Onde o cliente está com o produto em garantia com defeito prévio) marcamos como “Direta”.  Ou necessita de análise para saber se foi mal uso, marcamos como “Pendente”. Marcando como Pendente o Botão Gerar Ordem de Serviço será habilitado.
  • Botão Ordem de Serviço: Quando o ticket é “Pendente” o botão Gerar Ordem de Serviço é habilitado, assim vocês podem gerar a ordem de analise, para verificar se realmente a peça que foi solicitada troca será aprovada ou não, ou gerar uma OS para alguma visita técnica. Para consultar as Ordens de Serviço vá no seguinte caminho: Menu superior “Serviço” >  Dê dois cliques na ordem desejada.
  • Botão Confirmar Troca e Negar Troca: Faz a marcação definindo a confirmação ou negação do ticket, porem quando o ticket for negado ele seta o frete para ser cobrado do cliente e não da Ideatek, caso Confirmada a troca sempre será custeado o frete pela Ideatek.

                      

2. Notas Fiscais: Onde temos todos os dados de Notas fiscais de Entrada (Emissão própria ou não) e Saída (venda ou troca). 

  • Saída (Vendas): Onde fica informado (caso a nota de venda for associada à entrada) o número da nota fiscal emitida pelo SysFAT no ato da venda.
  • Entrada: Aqui é informado o numero da nota fiscal de entrada na importação do xml, ou marque a opção “Emissão Própria”, para gerar a NF-e de entrada caso o ticket foi criado avulso. Para gerar NF-e de entrada clique em “Gerar NF-e”.
  • Saída (Troca): Aqui é informado o numero da nota fiscal de saída, assim que é clicado no botão “Gerar NF-e”.

3. Dados da Troca: Onde vemos todos os dados principais do ticket, cliente, produto, quantidade e valor unitário do produto, com esses dados o sistema gera as notas fiscais e títulos para o modulo financeiro.

4. Valores: Onde vocês vão informar os valores de frete ida e volta (há um campo totalizador para visualização) e o valor de outras despesas, esses campos após preenchidos habilitam os botões “Gerar Título”, onde após clicado, será gerado um título para o setor financeiro no “Contas a Pagar” ou “Contas a Receber”, vai depender se o ticket é confirmado ou negado (No caso dos Valores de frete).

Os botões gerar titulo abrem uma nova tela para digitação do título, onde é possível escolher a transportadora (para o título de frete, assim ele gera um contas a pagar em nome da transportadora), vencimento do título, Banco (por onde será pago) e Tipo de Pagamento.


Ex. para frete:


Ex. para outras despesas:

 

 

Sempre que efetuarem uma alteração no ticket é necessário gravar no botão “Gravar”, assim as alterações serão salvas, para encerrar o ticket clique em “Encerrar” ou em “Voltar” para ir para a tela de consulta de tickets.

 

Todos os botões de gerar “NF-e” ou “Titulo”, após gerados, ficam como Consulta, assim se clicados novamente levam ao título ou a NF-e gerada e não geram duplicidade.

 

 

Invoice

 

A tela invoice, criada conforme layout fornecido pela Ideatek, serve para cadastro e impressão dos Invoices enviados por vocês.

Na tela deve ser preenchido a data, PO, Order, Creditor Markup(%) e Taxas na linha superior, após isso preencha o Cliente clicando nos “...”, informe a data de pagamento. Após clicar em gravar, os botões “+” na tela são habilitados, assim clique no + na parte dos tickets para adicionar os tickets deste cliente.

Após selecionar os ticket clique em “Confirmar”.

 

 

Os tickets aparecerão do lado esquerdo da tela:

 

No lado direito da tela está, a inserção de itens no Invoice, para isso clique no + para abrir a tela de inserção, onde os dados são descritivos.

Insira os dados e clique em confirmar.

 

No final da inserção de dados a tela é apresentada da seguinte forma:

 

 

Preencha o campo WT (Work Type) e o Valor Total do Euro (Total (€)), após isso clique para imprimir. A impressão ficara conforme exemplo abaixo:

 

 

No cadastro empresa (Menu Superior > Utilitários > Cadastro da Empresa > Botão “Dados Bancários”, tem como preencher os dados pertinentes ao Invoice também.

 

Basta preencher os dados e clicar em OK.