Neste artigo iremos demonstrar como efetuar a abertura e o fechamento do caixa.
Antes de lhe passar o "como fazer no sistema" é muito importante entender o porque deve-se fazer este processo.
Há uma série de controles necessários para manter a sustentabilidade financeira da empresa e a maior parte deles depende do correto procedimento de abertura e fechamento do caixa. Vamos explicar mais detalhadamente os passos que você precisa seguir para adotar procedimentos eficientes de abertura e fechamento de caixa.
O caixa é o coração financeiro de uma empresa. Por ele passam todos os valores movimentados entre receitas e despesas. É impossível ter uma boa gestão desses recursos sem recorrer ao fechamento de caixa.
Tão importante quando o fechamento do caixa é a sua abertura, é um procedimento mais simples e limpo, pois na abertura do caixa, verificamos o saldo do dia anterior e batemos com o saldo real do caixa (Este procedimento serve para verificar se algum valor foi retirado do caixa após o seu fechamento), na abertura verificamos também se há a necessidade de efetuar um reforço no caixa, um aporte que serve para garantir a capacidade de movimentação financeira. Estando com os valores do caixa em ordem, o caixa estará pronto para ser aberto.
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é parte da rotina diária na maioria das empresas. Esse é um procedimento adotado para conferir qual foi o saldo financeiro do dia e também para prevenir perdas.
Embora seja um procedimento rotineiro, nem todas as empresas seguem os mesmos métodos e cuidados na hora de fazê-lo. É aí que está a diferença entre ter a simples conferência e a gestão estratégica dos recursos financeiros da empresa.
Há muitos aspectos que precisam ser considerados quando falamos em fechamento. O primeiro é que boa parte das organizações não têm um único caixa para gerenciar e, sim, um conjunto de caixas que precisam ser apurados individualmente. Isso é comum entre redes varejistas. Aí já temos um ponto de atenção: a necessidade de criar rotinas e padrões de controle a serem seguidos por todas as lojas.
Faz a conferência do resultado financeiro diário
Em geral, o fechamento de caixa é feito diariamente tendo como principal objetivo a conferência da movimentação financeira realizada na data. Essa apuração é relativamente simples: basta conferir se todos os registros de entrada e saída de valores são compatíveis com o saldo obtido ao final do dia.
Dessa forma, vamos supor que a empresa tenha registrado a entrada de R$ 25 mil em caixa por meio de vendas à vista e, na mesma data, tenha pagado fornecedores, no montante de R$ 5 mil. Se ocorrerão somente essas espécies de movimentações, o saldo final terá que ser de R$ 20 mil.
Entretanto, não é raro que surjam outras formas de entrada de receitas, como pagamento de valores negociados a prazo ou de quantias que estavam pendentes por inadimplência.
Da mesma forma, outros tipos de retirada podem ter ocorrido, como pagamento de juros bancários — nesse caso, é frequentemente que essa movimentação passe despercebida no registro do fluxo de caixa, mas a saída de valor será efetivada em conta.
Note a importância de manter o registro preciso das operações. Por isso, mesmo sendo uma conferência simples, o fechamento de caixa depende da elaboração de rotinas padronizadas, para que nenhuma informação se perca ao longo do dia.
Provoca o entendimento sobre as principais formas de pagamento
Como detalhamos no tópico anterior, existem diferentes tipos de operações de entrada de recursos no caixa da empresa. Empresas que fazem o registro adequado das transações financeiras conseguem entender melhor a preferência dos clientes ao escolherem as formas de pagamento.
Previne riscos
Movimentar caixa financeiro é uma atividade sujeita a riscos que podem surgir por falta de controle e registro das informações, mas também por fraudes ou furtos. Em qualquer uma das situações, são riscos sérios e que podem comprometer as finanças da empresa.
O controle rigoroso e cotidiano previne esse tipo de riscos. Quanto mais frequente for a conferência dos valores em relação aos registros, menores serão os riscos desse tipo de ocorrência. É por isso que muitos lojistas adotam procedimentos de fechamento de caixa mais de uma vez ao dia.
Como fazer um fechamento de caixa?
Para fazer um fechamento de caixa eficiente, a empresa precisa instituir os processos que precisam ser realizados diariamente. Confira o passo a passo a seguir.
Defina responsabilidades
A escolha do operador de caixa responsável pelo fechamento é um dos aspectos mais importantes. Todo o controle começa com a definição das responsabilidades. Ao escolher a pessoa que assumirá esse compromisso, leve em consideração seus conhecimentos e habilidades.
Esse é um cargo que requer profissionais disciplinados e que tenham domínio da situação, sabendo lidar bem com a pressão. A escolha também permite que a empresa invista em treinamento de acordo com as necessidades de capacitação do operador responsável pelo fechamento de caixa.
Faça a abertura do caixa
No início das operações o saldo de abertura precisa estar atualizado. Em geral, o saldo total já está definido desde o fechamento anterior. Mas é possível que seja necessário fazer reforço de caixa, um aporte que serve para garantir a capacidade de movimentação financeira.
Registre todas as movimentações
Cada movimentação deve ser rigorosamente registrada. Destacamos principalmente os seguintes dados:
- número da venda;
- tipo de pagamento;
- valor de venda;
- quantia incluída como reforço;
- quantia devolvida;
- quantia retirada.
Confira todos os saldos
Ao final do dia, o operador precisa calcular todos os saldos. Entretanto, o recomendado é usar um sistema de controle que realize os cálculos em tempo real, a cada nova transação. Assim, na hora de fechar o caixa será necessário fazer apenas a conferência dos valores.
Registre divergências
O controle das divergências também é importante para a gestão. Afinal de contas, manter o controle sobre inconsistências vai servir para corrigir falhas e identificar se elas são recorrentes, qual é a quantia média perdida etc. A diferença entre saldo e registros deve ser verificada com cuidado e registrada para acompanhamento.
Feche o caixa
Todos esses procedimentos vão levar para o fechamento do caixa ao final do dia. É o momento de fazer a conferência entre o saldo e os valores registrados no controle. Dependendo da empresa e do tipo de negócio, pode ser necessário fazer fechamentos parciais ao longo do dia, como quando ocorre troca de turno. Ao fechar o caixa, deve se ter o cuidado em registrar o saldo para o dia seguinte.
Vamos aos processo dentro do sistema para aplicar a teoria.
Para habilitar as funcionalidades de abertura e fechamento de caixa basta seguir o seguinte artigo:
Com as funcionalidades de abertura e fechamento já habilitadas clique no botão "Operações de Caixa" na tela de PDV (Menu superior Opção "PDV")
A seguinte tela irá abrir:
Para abrir o caixa clique em "Abertura de Caixa"
Na tela os seguintes dados são apresentados: Data Hora e o número do caixa de abertura, o campo valor abertura aparece vazio por padrão, no valor o correto seria clocar o dinheiro que consta no caixa e se necessário efetuar o reforço para garantir capacidade de movimentação financeira.
Após informar o valor de abertura clique em confirma.
A mensagem de confirmação irá aparecer ai basta clicar em SIM
Com o caixa aberto é habilitado os botões de Sangria, Reforço e Fechamento de Caixa
Para Efetuar Sangria e Reforço Acesse o seguinte artigo:
Para efetuar o Fechamento de Caixa e contabilizar as formas de pagamento corretamente no fechamento é necessário marcar uma opção no cadastro de Tipos de Pagamentos (Cadastros > Cadastros Auxiliares > Tipos de Pagamento, clique em "Consultar Registros" dê dois cliques no tipo de pagamento desejado para constar na Sangria e marque a seguinte opção "Validar Valores ao Fechar o Caixa". Essa opção estando marcada em qual quer tipo de pagamento, acarretará na obrigatoriedade de informar o valor do tipo de pagamento no fechamento do caixa e o valor do tipo de pagamento no sistema não será mostrado em tela.
Ao chegar no final do expediente ou quando for efetuar o fechamento do caixa abra novamente as Operações de Caixa e clique em Fechamento de Caixa.
Na tela serão exibidas as informações de fechamento, sendo elas: Data, hora e numero do caixa no lado esquerdo da tela e no lado direito Valores do Fechamento
Os valores de fechamento são as somas por forma de pagamento que entraram no caixa, caso seja necessário alterar alguma dê dois cliques na forma de pagamento, e efetue a alteração, após isso clique no botão de confirmar.
Caso no fechamento fechar com valor divergente clique em pré visualizar para verificar a impressão do comprovante antes do fechamento ser concluído, assim poderá efetuar uma pré análise do histórico.
Exemplo da impressão:
Obs.: Deixamos em vermelho onde verificar a diferença de caixa.
JRC SOLUÇÔES EM TECNOLOGIA
RUA LUTECIA, 440
Fone: (11) 2296-7061 - (11) 92568-6596
CNPJ: 11.111.111/1111-80
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FECHAMENTO DE CAIXA
NAO E DOCUMENTO FISCAL
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CX:001 30/12/1899 00:00:00 ID Oper.:000000005
USUARIO:
VENDAS
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QUANTIDADE DE VENDAS 0
VALOR MEDIO POR VENDA 0,00
VALOR TOTAL VENDIDO 0,00
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ENTRADA
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ABERTURA DE CAIXA 400,00
VALOR TOTAL VENDIDO 0,00
VALOR TOTAL DE REFORCO 0,00
TOTAL R$: 400,00
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SAIDA/FECHAMENTO
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VALOR TOTAL DE SANGRIA 0,00
VALOR TOTAL CAIXA FECHADO 310,00
TOTAL R$: 310,00
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DIFERENCA
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SAIDA - ENTRADA -90,00
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MOVIMENTACAO DETALHADA
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008 DINHEIRO
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ABERTURA DE CAIXA 400,00
VALOR RECEBIDO 0,00
FECHAMENTO DE CAIXA -310,00
TOTAL R$: -90,00
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Assim que baterem os valores cliquem em Confirmar e em seguida (na mensagem) cliquem em SIM.
Assim o processo de abertura até o fechamento se encerra e a tela ficará com o botão para abertura do caixa habilitado novamente.
Caso as opções e configurações apresentadas neste artigo não apareçam em seu sistema, envie um e-mail para chamados@jrc.com.br e solicite a atualização de seu sistema SysFAT LOJA.